1.9 איך מסכמים בכתב, גם בווטסאפ?
שולחים סיכום קצר של מה שסוכם ומבקשים אישור, כדי שיהיה מה להציג במחלוקת.
מה מכינים
- מה בדיוק סוכם: סכום, מועד, מה כלול ומה לא, ומי אחראי על מה.
- הערוץ שבו אתם כבר מדברים עם מי שאתם מסכמים איתו: ווטסאפ, דוא״ל או מסרון.
מה עושים
- מיד אחרי שיחה או פגישה שבה סוכם משהו, כותבים הודעה קצרה: "רק כדי שנהיה מתואמים, סיכמנו ש…", וכל נקודה בשורה נפרדת.
- כותבים מספרים ותאריכים במפורש: סכום, האם הוא כולל מע״מ, יום ושעה. לא "כמו שדיברנו".
- מבקשים אישור במילים: "תאשר בבקשה שזה מה שסיכמנו". שני הסימנים הכחולים בווטסאפ מראים רק שההודעה נקראה. הם לא אישור.
- אם מי שמולכם מתקן משהו, שולחים סיכום מעודכן ומבקשים אישור שוב.
- כשמשהו משתנה בהמשך, כמו מועד, מחיר או פריט נוסף, שולחים סיכום של השינוי. לא מסתפקים בשיחת טלפון.
- שומרים צילום מסך של הסיכום ושל האישור בתיק המעבר (1.7).
סיימתם כש…
לכל הסכמה חשובה יש הודעה כתובה עם אישור מפורש ממי שמולכם, והיא שמורה בתיק המעבר.
שמרו בתיק המעבר: צילומי מסך של הסיכומים ושל האישורים, עם התאריך.
הימנעות מטעות נפוצה: לא מסתפקים בהודעה קולית או בשיחת טלפון. אחרת אין מה להציג כשמתווכחים על מה שסוכם.
מי שמולכם לא מאשר בכתב, או טוען שסוכם משהו אחר? דורשים תוספת שלא סוכמה · 4.5 מה חייב להופיע בסיכום עם המוביל?
הרחבה:
סיכום כזה מתאים לכל מי שאתם מתאמים איתו במעבר: מוביל, בעל דירה, ועד בית, טכנאי או ספק. הוא לא מחליף חוזה כשצריך חוזה, אבל הוא עוזר לזכור ולהראות מה סוכם.
הודעה קולית קשה לחפש ולצטט. קיבלתם הודעה קולית עם פרטים? כתבו את עיקרה בהודעה, ובקשו אישור.
את הסיכום עם המוביל כותבים לפי הרשימה "מה חייב להופיע בסיכום" (4.5).
כלים: טבלת העבודה